BAB I
A.
Latar
belakang
Humas merupakan kependekan
dari kata hubungan masyarakat. Hal ini seringkali disederhanakan sebagai sebuah
terjemahan dari istilah Public Relations (PR). Sebagai ilmu
pengetahuan, PR masih relatif baru bagi masyarakat Indonesia. PR sendiri
merupakan gabungan berbagai imu dan termasuk dalam jajaran ilmu-ilmu sosial
seperti halnya ilmu politik, ekonomi, sejarah, psikologi, sosiologi, komunikasi
dan lain-lain. Dalam
kurun waktu 100 tahun terakhir ini PR mengalami perkembangan yang sangat
cepat. Namun perkembangan PR dalam setiap negara itu tak sama baik bentuk
maupun kualitasnya. Proses perkembangan PR lebih banyak ditentukan oleh situasi
masyarakat yang kompleks.
Untuk
menjadi seorang praktisi PR yang berkompeten,harus bisa memahami dan membuat
sebuah program kerja yang tersusun dan terkoordinasi dengan baik. Memelihara
hubungan yang terintegral dengan baik dengan para khalayak secara efektif
merupakan faktor sangat penting. Namun,jangan lupakan juga bahwasanya suatu
bentuk proses didalamnya dimana suatu perencanaan dan penyusunan program kerja
untuk seorang praktisi PR merupakan bagian yang sangat penting dalam proses
perancangan dan evaluasi kinerja. Maka dari itu,seorang praktisi PR harus
terlebih dahulu membuat suatu perencanaan rencana kerja dan kemudian membuat
program-program kerja yang akan digunakan dalam menjalankan tujuan dari fungsi
manajemen.
B.
Rumusan
masalah
1. Mengapa
program PR harus direncanakan dengan matang dan dalam kurun waktu tertentu,
bukannya langsung dioperasionalkan berdasarkan situasi yang ada dari hari ke
hari?
2. Bagaimanakah
sebuah proses kegiatan PR itu?
BAB II
PEMBAHASAN
Menurut
Dominick (2000),strategic plans involve
long range,general goals that the
organization wishes to achieve (rencana strategis mencakup tujuan jangka
panjang dan bersifat umum yang ingin dicapai perusahaan). Rencana strategis
disusun oleh management puncak. Sedangkan rencana taktis berrsifat lebih
spesifik yang merinci tugas yang harus dicapai oleh masing-masing organisasi
yang ada pada perusahaan untuk mencapai rencana strategis yang sudah
ditetapkan.
Perencanaan
merupakan bagian yang sangat penting dan dapat dikatakan menjadi hal yang
fundamental dalam pekerjaan humas yang dijalankan oleh para praktisi PR. Kampanye
humas mencakup hal-hal seperti menetapkan tujuan yang hendak
dicapai,mempertimbangkan alternatif-alternatif yang nantinya akan tersedia
sebagai jalan kedua dalam menjalankan suatu proses,menilai dan memperhitungkan
suatu resiko yang akan diterima dan manfaat dari masing-masing alternatif yang
dipilih,memutuskan suatu keputusan sebagai suatu arah tindakan,menetapkan besarnya
anggaran,serta mendapatkan persetujuan dan dukungan yang dibutuhkan dari pihak
manajemen perusahaan.
Bentuk
konkret dari suatu rencana adalah program kerja. Setiap praktisi humas dituntut
untuk dapat menyusun program kerjanya,baik untuk program jangka panjang maupun
jangka pendek. Program kerja harus dipersiapkan secara cermat dan hati-hati
agar dapat memberikan hasil yang nyata. Tanpa adanya program yang
terencana,praktisi humas hanya berkerja berdasarkan naluri atau insting saja
sehingga mudah kehilangan arah,mudah tergoda terhadap hal-hal yang baru.Hal
tersebut membuat praktisi humas sulit memantau sejauh mana hasil yang sudah dicapai.
1. Empat alasan
perencanaan program Public Relations
Perencanaan program public relations
adalah suatu bentuk kegiatan yang terintegrasi pada suatu proses awal dalam
pembentukan suatu image positif bagi suatu organisasi. Hal ini dikarenakan
dalam membentuk suatu image positif itu
harus dimulai dengan adanya suatu program yang sudah terencana dengan baik dan
matang. Maka dari itu setiap program yang akan dijalankan harus memiliki suatu
perencanaan pogram.Terdapat empat alasan yang paling penting bagi perlunya
perencanaan Public Relations. Keempat alasan tersebut meliputi:
(a) Untuk
menetapkan target-target operasi Public Relations yang nantinya akan menjadi
tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.
(b) Untuk
memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.
(c) Untuk
menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang
diperlukan untuk melaksanakan segenap program
Public Relations yang telah diprioritaskan itu.
(d) Untuk
menentukan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan
ketersediaan staf pendukung atau personil yang mencukupi,dukungan dari berbagai
peralatan fisik seperti alat-alat kantor,mesin cetak,kamera,kendaraan,dan
sebagainya,serta anggaran dana yang tersedia.
Tanpa
adanya suatu program kerja yang terencana dengan baik,seorang praktisi Public
Relations akan terpaksa beroperasi secara instingtif sehingga seorang praktisi
Public Relations mudah kehilangan arah dalam kinerjanya. Hal ini akan berdampak
pada praktisi Public Relations akan terbawa pada hal-hal baru,sementara hal-hal
yang lama belum terselesaikan. Pada akhirnya,seorang praktisi Public Relations
akan sulit memantau kinerjanya dan sejauh mana kemajuan yang sudah dicapai dan
hasil konkret apa saja yang telah dihasilkan.
2.
Enam langkah dalam model perencanaan
public relation
Di
dalam model perencanaan public relation,terdapat enam langkah yang sudah
diterima secara luas dan dijalankan secara berkala oleh para praktisi public
relation. Diantara enam langkah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Pengenalan
situasi
b. Penetapan
tujuan
c. Definisi
khalayak
d. Pemilihan
media dan teknik-teknik public relation
e. Perencanaan
anggaran
f. Pengukuran
hasil
Pengenalan
situasi
3.
Perencanaan logis
Ini
merupakan prosedur penyusunan rencana yang didasarkan pada pencapaian tujuan.
Tentu saja, keberhasilan akhirnya ditentukan oleh keahlian dan definisi proses
pelaksanaannya. Kunci utama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah
pemahaman terhadap situasi yang ada. Sebelum kita merumuskan program public
relation, kita perlu mengetahuki titik awalnya. Misalnya kita harus mengethui
secara pasti seperti apa citra organisasi dimata khalayaknya. Untuk memahami
situasinya, kita memerlukan data informasi atau data intelijen. Keberadaan
audit suatu komunikasi, suatu studi mengenai situasi-situasi internal maupun
ekaternal yang dihadapi organisasi adalah penting.
4.
Proses transfer public relation
|
|
||||||
 |
|||||||
 |
|||||||
 |
|||||||
 |
|||||||
Situasi
negatif situasi
positif
Pada situasi tersebut, tujuan yang
hendak dicapai adalah mengubah empat sikap negatif menjadi empat sikap positif.
Melalui pengubahan tersebut diharapkan pada akhirnya akan dicapai suatu pengetahuan
yang dapat menumbuhkan pemahaman yang baik. Tujuan paling mendasar kegiatan PR
adalah penciptaan pemahaman. Kadangkala pemahaman ini dapat menjadi sesuatu
yang disukai atau malah dibenci orang. PR tidak sekedar hanya merupakan suatu usaha
untuk membuat oang lain berfikir bahwa tingginya tingkat kehebatan seorang praktisi
PR bagi suatu organisasi. Namun, hal tersebut merupakan tujuan lanjutan, karena
tidak mungkin menciptakan toleransi tanpa adanya suatu pengertian yang positif.
5. Kompromi yang diperlukan
Dengan menyadari berbagai kesulitan
dalam melaksanakan proses transfer PR
dari sikap negatif menjadi sikap positif, membentuk suatu stigma positif bagi para khalayak maka setiap praktisi PR
harus selalu bersikap realistis dan tidak sampai terjebak dalam sikap optimisme
yang cenderung berlebihan. Ada baiknya jika seorang praktisi PR menetapkan
suatu target yang wajar, misalnya saja menaikkan tingkatan persentase khalayak
yang akan bersedia memahami. Angka ini
mungkin saja akan meningkat dengan adanya suatu kegiatan kampanye PR
yang sukses dilancarkan dan dijalankan selama beberapa tahun.
6. Penyelidikan kasus
Hal ini dimanfaatkan untuk dapat
memahami situasi yang ada dan teraktual untuk mengetahui bagaimana keadaan
diluar yang sedang berkembang. Maka dari itu,seorang praktisi PR perlu untuk
mengadakan suatu investigasi atau penyelidikan tentang suatu rumor yang
berkembang yang selanjutnya dapat digunakan dan menjadi langkah awal dalam
pengumpulan pendapat. Investigasi itu sendiri bisa dilakukan melalui suatu
observasi atau melalui suatu studi informasi dan statistic. Tetapi kalau tidak
ada informasi pendukung yang dapat diandalkan, maka kita harus mengadakan
penelitian secara khusus dan mendalam.
7. Pengumpulan pendapat
Pengumpulan pendapat merupakan suatu
proses awal dalam memantau opini public agar seorang praktisi PR mengetahui
rumor apa yang sedang berkembang. Hal ini juga merupakan salah satu metode yang
paling sering digunakan oleh para praktisi public relation untuk pengumpulan
pendapat atau opini sebagai studi sikap dimana seseorang pewawancara akan
mengajukan serangkaian pertanyaan kepada sejumlah responden sampel yang
dianggap cukup mewakili suatu khalayak yang hendak dituju. Selanjutnya,
jawaban-jawaban merek dikelompokan menurut kategori tertentu. Sampel itu
sendiri bisa dibentuk atas dasar jenis kelamin, status perkawinan, kelompok
umur, strata status sosial ekonomi.
Pada proses pelaksanaan program
pulic relation yang selanjutnya, perlu diberlakukan beberapa penelitian atau
survei lanjutan dengan selang waktu sekitar enam bulan untuk mencatat berbagi
perubahan yang terjadi ats pendapat,
sikap, atau tingkat pemahaman orang-oramg yang menjadi khalayak kita. Titik
berat public relation itu terletak pada upaya mempengaruhi perubahan-perubahan,
bukan untuk langsung memaksakan atau merekayasa suatu citra yang dianggap
menguntungkan bagi organisasinya. Justru hal tersebut dapat menjadi boomerang
tersendiri bagi perusahaan terkait.
8. Pemecahan masalah
Setelah seorang praktisi PR mampu
mengenali situasinya dengan baik, maka seorang praktisi PR akan dapat mengenali
masalah-masalah yang ada serta mencari cara untuk memecahkannya masalah
tersebut. Melalui kegiatan PR,suatu organisasi atau perusahaan dapat mengetahui
dengan baik permasalahannya yang menjadi kendala dan mengetahui jalan keluarnya.
Seorang praktisi PR harus mampu meluruskan berbagai permasalahan tersebut,karena
seorang praktisi PR merupakan ujung tombak bagi perusahaan. Selain pemecahan
masalah,seorang praktisi PR yang baik juga harus mampu menciptakan suatu
pemahaman positif yang sesuai dengan
keadaan sebenarnya kepada para khalayak sebagai pembentukan suatu brand image
positif. Di lain pihak, PR yang buruk adalah PR yang mencoba memberikan suatu
gambaran yang tidak sesuai dengan kenyataan sesungguhnya kepada khalayak.
Keberadaan sikap negatif ini, sifatnya atau alasan keberadaannya mungkin tidak
diperkirakan terjadi dalam organisasi oleh para khalayak.
9. Metode-metode
pengenalan situasi
Pengenalan situasi ini merupakan langkah
yang penting dalam menjalankan sebuah proses didalam mengumpulkan berbagai
opini publik dari berbagai sumber terkait dan mengetahui keadaan sekitar
tentang opini dan berita apa yang sedang berkembang dan bagaimana keadaan dari
tingkat persaingan antar organisasi. Pengenalan situasi juga berpengaruh untuk
menentukan suatu kebijakan tertentu untuk kedepannya dan langkah apa saja yang
akan diambil,sehingga dapat dikatakan langkah ini dilakukan suatu proses awal
dalam pembentukan suatu perencanaan.
Cara untuk mengenali situasi
sebenarnya lebih dari sekedar pengumpulan pendapat. Banyak cara yang bisa
dilakukan, antara lain:
a. Survei-survei
yang khusus diadakan untuk mengungkapkan pendapat, sikap-sikap masyarakat, atau
citra organisasi dimata khalayaknya.
b. Pemantauan
beita-berita di media massa
c. Tinjauan
terhadap kecenderungan angka dan grafik penjualan serta menelaah berbagai
indikasi yang terkandung didalam laporan-laporan tahunan.
d. Tinjauan
terhadap kondisi-kondisi persaingan pada umumnya dipasar.
e. Tinjauan
terhadap fluktuasi harga-harga saham (jika organisasi anda adalah sebuah
perusahaan yang telah go public), survei terhadap pendapat umum dikalangan para
pelaku pasar bursa, penafsiran angka deviden, serta penelaah data neraca
keuangan.
f. Situasi
hubungan industrial pada umumnya (antara lain berupa frekuensi pemogokan dan
protes terhadap suatu kebijakan dari pihak manajemen yang mencakup berbagai hal
seperti angka gaji, fasilitas kerja dan sebagainya).
g. Keluhan
konsumen, penerimaan produk, serta laporan atas hasil uji coba produk dipasar.
h. Diskusi
mendalam dengan para petugas penjualan serta para distributor.
i.
Tinjauan secara seksama
terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, sosial,
hingga yang berdimensi politis.
j.
Sikap-sikap tokoh-tokoh
masyarakat.
10. Definisi Tujuan
Ruang lingkup tujuan PR itu sendiri
ternyata sedemikian luasnya. Namun sehubungan dengan keterbatasan sumber daya,
maka kita harus selalu membuat skala prioritas. Tujuan itu sendiri merupakan suatu
cita-cita dari perusahaan yang akan menjadi modal pedoman dalam menentukan
program dan menjadi kompas kinerja bahwasanya kearah mana perusahaan ini akan
dibawa,tujuan akan menentukan proses program seperti apa yang akan dibangun dan
dibentuk serta sekaligus dijalankan oleh seorang praktisi PR untuk hal yang positif.
Dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan PR sebuah
perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut :
a. Untuk
mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan
baru yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Untuk
meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.
c. Untuk
menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada
masyarakat dalam rangka mendapat pengauan.
d. Untuk
memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka pasar-pasar
ekspor baru.
e. Untuk
mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya perusahaan yang akan
go public.
f. Untuk
memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan
dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman,kesangsian,
atau alah paham dikalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.
g. Untuk
mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti
dalam memnfaatkan produk-produk perusahaan.
h. Untuk
meyakinkan khalayak bahwa perusahaan mamu bertahan atau bangkit kembali setelah
terjadinya suatu krisis.
i.
Untuk meningkatkan
kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan
(take over)
j.
Untuk menciptakan image
dan identitas perusahaan yang baru.
k. Untuk
mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari penyeenggaraan suatu
acara.
l.
Untuk memastikan bahwa
para politisi benar-benar memahami kegiatan –kegiatan atau produk perusahaan
yang positif , agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan,
undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.
m. Untuk
menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan.
11. Faktor-faktor yang
harus diperhitungkan dalam penetapan skala prioritas
Setiap tujuan dari
berbagai macam organisasi, baik yang komersial maupun yang non-komersial,
sama-sama memerlukan suatu program tindakan yang terencana. Setiap tujuan
organisasi dalam pengertian yang luas akan lebih mudah dijangkau apabila usaha
pencapaiannnya juga disertai dengan kegiatan-kegiatan PR. Sehubungan dengan
keterbatasan sumber daya, khususnya dana, maka tidak semua tujuan tersebut bisa
dicapai. Satu solusi yang mungkin adalah menempatkan kegiatan disepanjang tahun
atau menyertakan banyak personel perusahaan dalam pengerjaan tugas ini, atau
keduanya.
Khalayak
12. Penetapan khalayak
Sebesar apapun suatu organisasi tidak
akan mungkin dapat menjangkau semua orang dari berbagai publik. Bahkan,
sebagian dari khalayak itu harus disisihkan jika khalayak yang potensial
terlalu luas atau bervariasi walaupun beberapa jenis khalayak masih bisa kita
jangkau melalui media-media tertentu seperti koran,surat kabar,radio dan
televisi. Disini kita juga bisa
menyaksikan beberapa perbedaan penting dan mendasar antara dunia PR dan dunia
periklanan. Khalayak periklanan itu sendiri relatif cenderung agak terbatas
dibandingkan PR, misalnya saja kalangan masyarakat tertentu yang paling berpotensi
untuk membeli suatu produk tertentu dan targetnya lebih dapat dikotak-kotakkan
sesuai dengan target yang ingin dicapai. Sedangkan khalayak PR itu sendiri
relatif lebih luas dan bervariasi dibandingkan dengan khalayak periklanan yang
khalayaknya bersifat khusus. Sehingga seorang praktisi PR harus bisa menentukan
siapa saja yang akan dijadikan suatu target khalayak yang ingin dituju.
Media dan teknik-teknik
Public Relations
13. Pemilihan media dan
teknik Public Relations
Pemilihan media harus
diperhitungkan secara matang agar tingkat efisiensinya baik dan dapat dikatakan
efektif. Media yang akan dipilih harus disesuaikan dengan besarnya anggaran
yang tersedia dan tidak berlebihan yang nantinya justru akan merugikan
perusahaan. Dalam kegiatan PR itu sendiri pemilihan media itu sendiri merupakan
babak pertengahan dalam suatu kegiatan proses promosi dan pembentukan image.
Beberapa langkah dalam pemilihan media akan berpengaruh besar dan berdampak
dominan pada hasil akhir.
Bila kita membandingkan media Public
Relations dan media iklan,maka akan
muncul hal-hal menarik yang berkaitan dengan kedua bidang
tersebut.diantaranya sebagai berikut:
a) Kampanye
periklanan dan kampanye PR sama-sama bisa menggunakan berbagai macam media.
Sebagai contoh, iklan bisa saja ditempatkan dimajalah mingguan yang penuh warna
atau diselebaran-selebaran biasa. Pengenalan materi pr juga mungkin dilakukan
melalui artikel fitur, atau kampanye iklan juga dapat difokskan pada Koran
harian nasional yang terkenal. Pada saat yang sama, kampanye Public Relations
juga menggunakan Koran sore regional yang tidak memuat iklan perusahaan
sehingga cakupannya dapat lebih tersebar.
b) Praktisi
PR berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para produser TV dan radio.
Sedangkan pada praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan para manajer
iklan dari berbagai perusahaan, atau petugas iklan dimedia massa
c) Iklan
sifatnya lebih komersial dibandingkan dengan PR. Setiap kolom surat kabar atau
waktu siaran bagi iklan di radio harus dibayar. Sedangkan kolom danwaktu siar
untuk artikel pr terkadang tidak harus dibayar. Pemuatan atau penyiaran suatu
materi pr tidak bisa disamakan dengan iklan gratis, dan nilainya tidak bisa
dihitung begitu saja dengan satuan uang
d) Kampanye
periklanan biasanya terbatas pada media-media yang bisa diharapkan akan
membuahkan hasil maksimal dengan biaya serendah-rendahnya. Tersedia berbagai
sumber untuk memperoleh data statistic guna mengukur besar atau kecilnya
potensial pasar (khalayak konsumen)
e) Diatas
sudah disinggung bahwa tidak seperti duia periklanan, dunia pr dapat
menggunakan berbagi media khusus seperti jurnal-jurnal internal, bulletin, atau
sekadar majalah dinding. Peranan media khusus itu menjadi sangat penting
seandainya organisasi yang bersangkutan tidak menyediakan anggaran untuk biaya
pemakaian media komersial seperti Koran atau majalah.
14. Variasi Media PR
Media sebagai saluran dalam
kegiatan promosi dan pembentuk pemahaman public dalam suatu program begitu
banyak variasi dan berbagai tingkat efektifitas dan besaran anggaran yang
sangat beragam dan bervariatif. Berbagai variasi dari media-media utama bagi
kegiatan PR itu diantaranya :
a. Media
pers (Press)
Media ini terdiri dari berbagai macam
Koran yang beredar dimasyarakat secara umum, baik yang berskala regional maupun
nasional atau bahkan internasional; korn-loran gratis; majalah-majalah, yang
diterbitkan secara umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan
tertentu; buku-buku petunjuk khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan
tahunan dari berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.
b. Audio-visual
Media ini terdiri dari slide dan kaset dan
terbentuk dalam format video (agar dapat diputar kembali pada pesawat televisi).
c. Radio
Kategori ini meliputi semua jenis radio,
mulai dari yang berskala local,nasional,
hingga internasional seperti rekaman yang disiarkan ke radio local Inggris
melalui Two-Ten Communications (dulu bernama UMS), PR siaran luar negeri BBC,
COI (Central Office of Information) dan sebagainya.
d. Televisi
Sama halnya dengan radio, televisi yang
sering digolongkan sebagai media PR, tidak hanya televise nasional atau
regional tapi juga televise internasional (melalui COI), termasuk pula
sistem-sistem telete seperti Prestel dan Ceefax, yakni suatu perangkat yang
memungkinkan pemakaiannya memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan
melalui layar televisi.
e. Pameran
Dalam melaksanakan suatu program atau
kampanye PR, praktisi PR juga sering memanfaatkan acara eksibisi atau pameran.
f. Bahan-bahan
cetakan (printed material)
Yakni berbagai macam bahan cetakan yang
bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan PR
tertentu.
g. Penerbitan
buku khusus (sponsored books)
Isi buku ini bermacam-macam misalnya
buku petunjuk penggunaan produk yang dikelurkan oleh perusahaan perkakas
elektronik dan sebagainya yang diterbitkan oleh pembuat produk-produk yang
populer.
h. Surat
Langsung (direct mail)
media ini lazim pula digunakan sebagai
alat penyampaian pesan PR. Surat seperti ini tidak hanya ditujukan kepada
orang-orang tertentu saja tapi juga kepada berbagai macam lembaga yang
sekiranya relevan atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.
i.
Pesan-pesan lisan
(spoken word)
Penyampaian pesan PR tidak hanya
dilakukan melalui media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau
tatap muka. Kegiatan seperti ini bisa dilakukan dalam berbagai kesempatan
seperti dalam acara makan atau minum bersama, di sela-sela pertemuan dinas,
dalam pembicaraan telepon, atau dalam suatu seminar.
j.
Pemberian sponsor
(sponsorship)
Suatu organisasi atau perusahaan bisa
pula menjalankan kegiatan PR-nya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu
atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa
universitas, sumbangan amal dan sebagainya. Kegiatan penyediaan sponsor juga
sering dilakukan dalam rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung
usaha-usaha pemasaran, terkadang untuk alasan derma, dan sering kaliuntuk
alasan PR. Dalam setiap sponsor selalu terkandung elemen PR, karena kegiataan
ini menghasilkan nilai baik bagi organisasi yang memberikannya.
k. Jurnal
organisasi (hause journals)
Istilah jurnal organisasi juga sering disebut
sebagai ‘jurnal internal’, ‘buletin terbatas’ atau ‘koran perusahaan’. Namun
semua istilah itu mengacu pada suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan
atau organisasi yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan
khlayak.
l.
Ciri khas (house style)
dan identitas perusahaan (corporate identity)
Bentuknya bisa bermacam-macam,
tergantung pada bentuk dan karakter oerganisasinya. Ciri khas organisasi dan
identitas perusahaan ini sengaja diciptakan untuk mengingatkan khalayak atas
keberadaan organisasi yang bersangkutan.
15. Media dan Anggaran
Para
perencana media Public Relations juga harus memperhitungkan dan mempunyai
rencana yang matang dalam menentukan melalui media apa yang nantinya harus
dipilih dan digunakan untuk dapat menjangkau khalayak yang telah dipilih
sebagai sasaran,tentunya juga sesuai dengan keterbatasan anggaran yang ada yang
sudah diperhitungkan oleh pihak management. Praktisi PR harus bisa memilih
media yang efektif namun sesuai dengan anggaran yang disiapkan pihak
manajemen,sehingga setiap proses tidak menjadi sia-sia dimana perusahaan tidak
mengalami kerugian dan bahkan mendapatkan manfaat yang positif dari program
yang telah dibentuk dan dijalankan dari pihak manajemen organisasi atau
perusahaan.
ANGGARAN
16. Biaya-biaya
perencanaan
Public
Relations merupakan suatu kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran
terbesar dihabiskan untuk membayar pemakaian jam kerja alias gaji pegawai. Pos
pengeluaran lain yang cukup besar juga melibatkan pemakaian alat-alat canggih
seperti kamera video,computer,hingga mesin cetak modern. Biaya-biaya
perencanaan harus diperhitungkan secara nominal dan tingkat efektifitasnya
sehingga tidak menjadi sia-sia. Penghitungan dan persiapan dana dimulai dari
persiapan dana yang akan digunakan untuk membiayai media apa yang akan dipilih
dan digunakan sebagai saluran promosi,dana untuk transportasi dan dana untuk
berbagai program-program lainnya.
PENGUKURAN HASIL
17. Pengukuran
keberhasilan atau kegagalan
Faktor
pengukuran keberhasilan atau kegagalan berdasarkan model perencanaan Public
Relations merupakan faktor yang penting setelah mempersiapkan dan menghitung
anggaran yang akan digunakan dalam menjalankan fungsi Public Relations dan juga
sebagai langkah akhir dari suatu sistem proses kinerja yang panjang. Hal ini
karena pengukuran hasil merupakan proses evaluasi dari kinerja baik jangka
panjang maupun jangka pendek,untuk mengetahui sejauh mana hasil yang telah dicapai.
Sebuah proses yang panjang yang dimulai dari mengumpulkan opini dari berbagai
pihak dan media,menentukan khalayak yang akan menjadi sasaran target ,menyiapkan
anggaran yang akan digunakan untuk hal yang berkaitan dalam menjalankan proses
dalam kegiatan promosi, memilih media yang efektif,hingga dalam suatu
proses-proses tersebut harus dipantau sejauh mana tingkat keberhasilan dan
keefektifitasannya dengan melakukan pengukuran hasil agar dapat mengetahui apa
saja yang sudah diraih sehingga mendapatkan gambaran dalam menentukan arah
dalam langkah berikutnya.
Terdapat
tiga hal pokok yang berkaitan dengan proses evaluasi yang berkenaan dengan
program dari kegiatan PR,diantaranya:
a)
Teknik-teknik
penelitian yang digunakan untuk mengenali situasi seringkali juga dimanfaatkan
guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan yang
telah dilaksanakan. Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap merupakan dua
metode yang paling lazim digunakan.
b)
Metode-metode evaluasi
hasil biasanya diterapkan pada tahapan perencanaan. Namun jika
diperlukan,penyesuaian bisa dilakukan selama berlangsungnya proses pelaksanaan
dari program Public Relations yang bersangkutan.
c)
Setiap program PR harus
memiliki tujuan yang pasti,sehingga perlu menetapkan target-target tertentu
yang nantinya akan digunakan sebagai tolak ukur atau media perbandingan dari
hasil riil atau nyata dari yang telah dicapai dan diperoleh. Unsur kualitatif
yang digunakan sebagai tolak ukur adalah liputan oleh media massa. Sikap-sikap
media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi bisa pula dipandang
sebagai salah satu bukti suatu keberhasilan atas segenap kegiatan PR yang sudah
dilakukan secara sistematis oleh organisasi atau perusahaan tersebut.
BAB III
KESIMPULAN
Jadi,
seorang praktisi Public Relations harus memiliki perencanaan yang matang dalam
membuat suatu program kerja dan harus secara efisien menjalankan proses
tersebut. Perencanaan dan Pemrograman dijadikan kompas kinerja yang akan
menjadi patokan dan skala dalam menjalankan fungsi management. Perencanaan itu
sendiri terdiri dari yang berwujud (fisik) dan yang tak berwujud (Non fisik).
Seorang praktisi PR harus memikirkan langkah apa saja yang akan diambil dalam
mewujudkan suatu sistem yang baik dan terencana agar tidak salah arah dalam
proses kinerjanya.
Perencanaan yang baik serta pembentukan suatu
program yang efektif dan efisien akan berdampak positif bagi perusahaan dan
organisasi bersangkutan. Hal ini secara otomatis menguntungkan secara materi
bagi perusahaan dalam jangka waktu tertentu dari hasil kinerja tersebut.
Membuat program juga harus direncanakan secara matang agar program yang akan
dipilih dan dijalankan akan efektif dan akan menghasilkan hasil yang maksimal.
Dapat disimpulkan bahwa dalam menjalankan fungsi management,seorang PR harus
memfikirkan tentang langkah apa yang akan diambil dan kemana nasib perusahaan
akan dibawanya, kemudian membuat suatu kegiatan perencanaan yang baik dengan
disertakan program-program dan media apa yang akan dipilih agar secara efektif
meningkatkan minat positif bagi khalayak. Perencanaan itu sendiri terdiri atas
mengumpulkan opini public,menyiapkan anggaran,memilih media yang efektif dan
efisien dan kemudian menjalankan program-program yang sudah dibentuk.
Daftar Pustaka
Drs.Morissan,
S.H, M.A.,Management Public Relations;
Strategi menjadi humas professional,2008.
Jefkins,Frank. Public Relations,2002.
